Moduł „Śledzenie wiadomości email” przeznaczony jest dla firm, które chcą dokumentację mailową połączyć z prowadzonymi projektami w WAYMAN’ie. 


Każdy użytkownik posiadający skrzynkę email może wysłać email do skrzynki zbiorczej (lub do wiadomości) np. skrzynkaprojektow@firma.pl (zdefiniowanej w ustawieniach ('Ustawienia' -> 'Aplikacji' -> 'Email'- > 'Śledzenie'-> 'Adres email', więcej informacji w artykule „Jak ustawić moduł Śledzenie wiadomości e-mail?”) .

Wysłany mail zostanie zarejestrowany w WAYMAN’ie , jeżeli moduł jest włączony ('Ustawienia' -> 'Aplikacji' -> 'Moduły' - > 'Włącz moduł Śledzenie wiadomości e-mail'). 


Użytkownik może przypisać wiadomość do odpowiedniego projektu, etapu  lub zadania poprzez dodanie w tytule maila lub w treści maila informacji z kodem związanym z projektem, etapem lub zadaniem. Jeżeli odpowiadamy już na maila, w którym zawarty jest kod od użytkownika nie jest wymagana żadna dodatkowa czynność. Jedynym warunkiem rejestracji maila w WAYMAN’ie  jest wysłanie tego maila też na adres skrzynki zbiorczej, czyli musi się on znajdować przed wysyłką w polach „Do”, „Do wiadomości” lub „Do ukrytej wiadomości” . W przypadku kilku kodów mail zostanie przypisany do pierwszego znalezionego kodu w tytule i treści odpowiednio.


W celu ułatwienia generowania kodu w WAYMAN’ie  w prawym górnym rogu karty projektu/etapu/zadania umieszczona została ikona kopiowania kodu, który można wkleić bezpośrednio do maila (tytuł lub treść maila).


Rodzaje kodu do zawarcia w mailu:

•      przypisanie do projektu (z karty projektu w prawym górnym rogu) np. [19-0001] lub [001];

•      przypisanie do etapu (z karty etapu w prawym górnym rogu) np. [19-0001|KONC1]

•      przypisanie do zadania (z karty zadania w prawym górnym rogu) np. [19-0001|KONC1|02]


Rysunek 1. Numer projektu, nazwa etapu i nazwa zadania do umieszczenia w mailu (prawy górny róg, powyższy przykład dla karty projektu)


Wiadomości email, które zostały wysłane do skrzynki zbiorczej zostaną zeskanowane w WAYMAN’ie i przypisane do odpowiedniego  projektu, etapu, zadania lub pozostaną nieprzypisane. Użytkownik posiada możliwość przeglądania maili ze skrzynki zbiorczej w WAYMAN w module Wiadomości  ('Raporty' -> 'Wiadomości') lub poprzez ikonę notyfikacji w zakładce Projekty (wszyscy użytkownicy oprócz roli User) lub w zakładce Zadania (użytkownicy o roli User).


Rysunek 2. Widok na wstążkę karty projektów z ikoną notyfikacji z informacją o ilości  otrzymanych nieprzeczytanych wiadomości w skrzynce zbiorczej.

Użytkownicy WAYMAN LITE także posiadają taką możliwość, gdzie widok skrzynki odbiorczej dostępny jest poprzez ikonkę Powiadomień w zakładce Zadania. 


Rysunek 3. Widok przycisku uruchomienia modułu 'Wiadomości'

Widok wiadomości jest przefiltrowany w zależności od uprawnień użytkownika aplikacji WAYMAN.

Okno modułu podzielone jest na dwie części listę wiadomości i podgląd wiadomości. 




Lista wiadomości zawiera kolumny:

  • Przypisanie wiadomości do projektu (P), etapu (E), zadania (Z) lub nieprzypisane (*)
  • Temat wiadomości,
  • Nadawca
  • Data wiadomości

Lista wiadomości posiada możliwość sortowania  i filtrowania wiadomości wg poniższych kryteriów. Domyślnym widokiem jest widok wszystkich wiadomości posortowanych chronologicznie. 


Okno podglądu podzielne jest na informacje nagłówka wiadomości (nadawca, odbiorcy, temat, przypisanie do projektu, etapu, zadania z możliwością włączenia edycji odpowiedniej karty projektu, etapu, zadania) , treści wiadomości i przyciski „Odpowiedz” i „Przekaż”. 


Dla każdej wiadomości dostępne jest menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszki, z którego możemy:

  • odpowiedzieć na wiadomość
  • przekazać wiadomość
  • oznaczyć wszystkie wiadomości jako przeczytane
  • oznaczyć wiadomość jako nieprzeczytaną 
  • zmienić przypisanie wiadomości do projektu/etapu/zadania
  • przefiltrować wiadomości dotyczące tylko projektu/etapu/zadania powiązanego z wiadomością 
  • usunąć wiadomość (tylko autor wiadomości lub użytkownik o roli Admin)





W przypadku opcji „Odpowiedz” lub „Przekaż” nowa wiadomość jest automatycznie wysyłana do zbiorczej skrzynki i zapisywana   do WAYMAN’a.

UWAGA.
 Lista wiadomości jest aktualizowana przy każdym otwarciu do modułu Wiadomości lub co ilość minut określoną w 'Ustawienia' -> 'Aplikacji' -> 'Email'- > 'Śledzenie'-> 'Odśwież co'.